Voorwoord

Deze privacy policy gaat uit van: MindKaizen bv met maatschappelijke zetel te Pater R Van De Wouwerstraat 96A te 3271 Zichem, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE1010.437.518
Met website www.mindkaizen.eu

MindKaizen: MindKaizen bv
Cliënt: de leidinggevende, de medewerker, het team, de deelnemer aan een traject of de organisatie die gebruikmaakt van de diensten van MindKaizen.
Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die MindKaizen opdracht geeft tot het leveren van diensten. De opdrachtgever en de cliënt kunnen dezelfde persoon of organisatie zijn, maar dit is niet noodzakelijk het geval.

Deze privacy policy gaat uit van MindKaizen in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en is van toepassing op de verwerking van persoons- en bedrijfsgegevens via de website www.mindkaizen.eu, alsook op haar levering van diensten aan opdrachtgevers.

MindKaizen zal de gegevens van de cliënt, zijnde informatie waarmee een persoon of een organisatie geïdentificeerd kan worden, met grote zorg behandelen en passende maatregelen nemen om misbruik, verlies, vernietiging, beschadiging, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging, dan wel andere onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

MindKaizen verwerkt de gegevens van de cliënt met respect voor de principes van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.

Het beleid:

Deze privacy policy legt uit:

• welke persoonsgegevens MindKaizen verzamelt en op welke wijze deze worden verzameld;
• voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt en op welke rechtsgrond;
• hoe deze gegevens worden beschermd;
• met wie persoonsgegevens eventueel worden gedeeld;
• hoe wordt omgegaan met informatie wanneer een organisatie opdrachtgever is en een medewerker of leidinggevende cliënt is;
• of persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt;
• hoe lang persoonsgegevens worden bewaard; en
• hoe u uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt uitoefenen.

Deze transparantie zorgt ervoor dat u geïnformeerde beslissingen kunt nemen bij het overmaken van uw persoonsgegevens.

1. Toepassingsgebied

MindKaizen begeleidt organisaties, leidinggevenden, medewerkers en teams bij onder meer leiderschap, verandering, samenwerking, organisatieontwikkeling, persoonlijke en professionele ontwikkeling en complexe organisatievraagstukken.

Deze privacy policy is van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onder meer:

• bezoeken aan en communicatie via de website;
• informatie- en contactaanvragen;
• intake- en kennismakingsgesprekken;
• offertes en overeenkomsten;
• executive coaching en individuele professionele coaching;
• begeleiding van leidinggevenden en medewerkers;
• teamcoaching en teamontwikkeling;
• organisatiecoaching en organisatieontwikkeling;
• verander- en verbetertrajecten;
• systemische begeleiding en organisatieopstellingen;
• workshops, opleidingen, lezingen en groepssessies;
• analyses, interviews, bevragingen en evaluaties in het kader van organisatiebegeleiding;
• opvolging en evaluatie van opdrachten;
• facturatie en administratie;
• professionele communicatie en relatiebeheer.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt MindKaizen?

Afhankelijk van de aard van het contact, de opdracht of het begeleidingstraject kan MindKaizen onder meer volgende persoonsgegevens verwerken:

Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, voornaam, functie, organisatie, professioneel adres, e-mailadres en telefoonnummer.

Professionele gegevens, zoals functie, verantwoordelijkheden, afdeling, loopbaaninformatie, professionele ervaring en informatie over de rol van een persoon binnen een organisatie.

Administratieve en financiële gegevens, zoals facturatiegegevens, ondernemingsgegevens en informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering en administratieve opvolging van een overeenkomst.

Informatie over de opdracht of begeleidingsvraag, zoals de aanleiding voor een traject, doelstellingen, verwachtingen, organisatiecontext, relevante gebeurtenissen, uitdagingen en gemaakte afspraken.

Informatie die tijdens coaching of begeleiding wordt gedeeld. Tijdens individuele gesprekken, teambegeleiding of organisatiebegeleiding kan de cliënt uit eigen beweging informatie delen over zijn of haar professionele situatie, ervaringen, gedrag, relaties, overtuigingen, emoties, moeilijkheden, ontwikkelingsvragen of andere persoonlijke omstandigheden.

Gegevens over teams en organisaties, zoals organisatiestructuren, functies, samenwerkingsrelaties, processen, rollen, verantwoordelijkheden, relevante gebeurtenissen en organisatievraagstukken. Voor zover dergelijke informatie betrekking heeft op identificeerbare natuurlijke personen, wordt zij als persoonsgegeven behandeld.

Technische gegevens, zoals gegevens die bij het gebruik van de website worden verzameld via cookies, serverlogs of vergelijkbare technologieën, voor zover deze op de website worden gebruikt.

MindKaizen streeft ernaar enkel persoonsgegevens te verzamelen die relevant en noodzakelijk zijn voor het beoogde doel.

3. Hoe worden persoonsgegevens verzameld?

MindKaizen kan persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene verkrijgen, bijvoorbeeld:

• via de website of een contactformulier;
• per e-mail, telefoon of andere professionele communicatiekanalen;
• tijdens een intake-, coaching- of begeleidingsgesprek;
• tijdens workshops, opleidingen, interviews of groepssessies;
• via vragenlijsten of andere instrumenten die in het kader van een opdracht worden gebruikt.

In B2B-opdrachten kan MindKaizen daarnaast persoonsgegevens ontvangen van de opdrachtgever, bijvoorbeeld de naam, functie en contactgegevens van medewerkers of leidinggevenden die bij een traject betrokken zijn.

MindKaizen kan in het kader van organisatiebegeleiding ook informatie ontvangen van andere personen binnen de organisatie. Indien dergelijke informatie persoonsgegevens bevat, wordt deze uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is voor de uitvoering van de opdracht.

4. Waarvoor worden persoonsgegevens gebruikt?

MindKaizen kan persoonsgegevens verwerken voor volgende doeleinden:

• beantwoorden van informatie- en contactaanvragen;
• voorbereiden van offertes en voorstellen;
• aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
• plannen en organiseren van gesprekken, workshops en trajecten;
• uitvoeren van coaching, teambegeleiding en organisatiebegeleiding;
• begrijpen en onderzoeken van professionele, relationele, organisatorische en systemische vraagstukken;
• opvolgen van gemaakte afspraken en acties;
• evalueren en verbeteren van dienstverlening;
• onderhouden van professionele relaties;
• voeren van de boekhouding en administratie;
• voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
• beschermen van de rechten en belangen van MindKaizen;
• versturen van professionele informatie of communicatie wanneer hiervoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor ze werden verzameld.

5. Rechtsgronden voor verwerking

Afhankelijk van de situatie verwerkt MindKaizen persoonsgegevens op basis van één of meerdere van volgende rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen
Wanneer de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met de cliënt of opdrachtgever uit te voeren of om op verzoek van de betrokkene stappen te zetten voorafgaand aan een overeenkomst.

Wettelijke verplichting
Wanneer MindKaizen wettelijk verplicht is bepaalde gegevens te verwerken of te bewaren, bijvoorbeeld in het kader van boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang
Wanneer verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd professioneel of bedrijfsbelang van MindKaizen, mits de belangen en fundamentele rechten van de betrokkene niet zwaarder wegen.

Toestemming
Wanneer toestemming wettelijk vereist of gezien de aard van de verwerking aangewezen is, zal MindKaizen deze toestemming vooraf vragen. De betrokkene kan deze toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

6. Vertrouwelijkheid bij coaching en begeleiding

Vertrouwen vormt een essentieel onderdeel van de dienstverlening van MindKaizen.

Informatie die een cliënt tijdens een individueel coaching- of begeleidingsgesprek deelt, wordt daarom in beginsel vertrouwelijk behandeld.

Dit is in het bijzonder van belang wanneer een organisatie, werkgever of leidinggevende opdrachtgever is en een medewerker of leidinggevende door MindKaizen wordt begeleid.

Het feit dat de opdrachtgever het traject organiseert of financiert, betekent niet dat deze automatisch toegang krijgt tot de inhoud van individuele gesprekken.

MindKaizen maakt daarom waar mogelijk vooraf duidelijke afspraken over:

• het doel en de scope van de begeleiding;
• wie opdrachtgever en cliënt is;
• welke informatie met de opdrachtgever kan worden gedeeld;
• op welke wijze voortgang of resultaten worden gerapporteerd;
• welke informatie vertrouwelijk blijft.

Zonder voorafgaande afspraak of toestemming van de betrokken cliënt rapporteert MindKaizen in beginsel niet over de persoonlijke inhoud van individuele coachingsgesprekken.

Rapportering aan een opdrachtgever kan bijvoorbeeld beperkt blijven tot feitelijke informatie over aanwezigheid, voortgang van het traject, algemene thema’s, leerdoelstellingen of geaggregeerde bevindingen, zonder vertrouwelijke persoonlijke informatie bekend te maken.

Wanneer informatie uit meerdere gesprekken wordt gebruikt om patronen of aandachtspunten binnen een team of organisatie zichtbaar te maken, streeft MindKaizen ernaar deze informatie waar mogelijk te anonimiseren of te aggregeren zodat uitspraken niet zonder noodzaak naar individuele personen herleidbaar zijn.

7. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

Tijdens coaching of begeleiding kan een cliënt uit eigen beweging gevoelige informatie delen, bijvoorbeeld over gezondheid, welzijn, persoonlijke overtuigingen of andere bijzondere persoonsgegevens.

MindKaizen vraagt dergelijke gegevens niet systematisch op en verwerkt ze uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor het overeengekomen doel en wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Waar vereist zal hiervoor uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene worden gevraagd.

MindKaizen verwerkt niet meer gevoelige informatie dan noodzakelijk en behandelt dergelijke informatie met verhoogde vertrouwelijkheid.

Informatie die tijdens een coaching- of begeleidingstraject wordt gedeeld, wordt niet zonder geldige rechtsgrond of toestemming doorgegeven aan de werkgever of opdrachtgever.

8. Persoonsgegevens van derden

Tijdens coaching, teambegeleiding of organisatiebegeleiding kan een cliënt informatie delen over collega’s, medewerkers, leidinggevenden, klanten of andere personen.

MindKaizen vraagt cliënten om hierbij zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van derden en enkel informatie te delen die relevant is voor het vraagstuk waarvoor begeleiding wordt gevraagd.

MindKaizen zal dergelijke informatie niet voor andere doeleinden gebruiken.

9. Met wie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld?

MindKaizen verkoopt of verhuurt persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens kunnen, wanneer dit noodzakelijk is, worden gedeeld met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die MindKaizen ondersteunen bij haar bedrijfsvoering, zoals:

• IT- en hostingproviders;
• leveranciers van e-mail-, agenda- of videoconferentiediensten;
• boekhoudkundige en administratieve dienstverleners;
• professionele software- en cloudleveranciers;
• andere coaches, consultants, trainers of facilitators wanneer zij bij een specifieke opdracht worden betrokken;
• juridische of andere professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is.

Wanneer een externe professional inhoudelijk bij een opdracht wordt betrokken en hiervoor persoonsgegevens moet ontvangen, wordt de cliënt of opdrachtgever hierover waar passend geïnformeerd.

Dienstverleners die persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van MindKaizen verwerken, mogen deze gegevens alleen verwerken volgens de gemaakte afspraken en de toepasselijke privacywetgeving.

Persoonsgegevens kunnen eveneens worden verstrekt wanneer MindKaizen hiertoe wettelijk verplicht is of wanneer dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

10. Persoonsgegevens binnen teams en organisaties

Bij team- en organisatiebegeleiding kan MindKaizen informatie verzamelen uit verschillende bronnen en van verschillende betrokkenen.

Het doel daarvan is inzicht te krijgen in patronen, processen, samenwerking, leiderschap, rollen, structuren of andere elementen die relevant zijn voor de opdracht.

MindKaizen maakt daarbij onderscheid tussen:

• informatie die noodzakelijk is voor de begeleiding van de organisatie;
• individuele en vertrouwelijke informatie;
• bevindingen die op team- of organisatieniveau kunnen worden gedeeld.

Waar mogelijk worden resultaten op team- of organisatieniveau geaggregeerd of geanonimiseerd.

MindKaizen vermijdt dat persoonlijke uitspraken uit vertrouwelijke gesprekken zonder toestemming rechtstreeks aan andere deelnemers, leidinggevenden of de opdrachtgever worden toegeschreven.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

MindKaizen neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging.

Afhankelijk van de aard en gevoeligheid van de gegevens kunnen deze maatregelen onder meer bestaan uit:

• beveiligde computers en mobiele apparaten;
• wachtwoord- en toegangsbeveiliging;
• beperkte toegang tot cliëntgegevens;
• beveiligde cloud- en softwareomgevingen;
• regelmatige software- en beveiligingsupdates;
• back-ups waar passend;
• vertrouwelijke behandeling van documenten en gespreksnotities;
• afspraken met externe dienstverleners over gegevensbescherming.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun opdracht.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

MindKaizen streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

Sommige digitale dienstverleners of cloudleveranciers kunnen persoonsgegevens echter geheel of gedeeltelijk buiten de EER verwerken of toegankelijk maken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, ziet MindKaizen erop toe dat hiervoor een geldige doorgiftegrond bestaat overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• passende contractuele waarborgen, waaronder goedgekeurde standaardcontractbepalingen; of
• een andere wettelijk toegestane doorgiftegrond.

Waar nodig kan de betrokkene bijkomende informatie vragen over de gebruikte waarborgen.

13. Bewaartermijnen

MindKaizen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

Als algemene uitgangspunten gelden:

Contactaanvragen zonder verdere samenwerking: zolang als noodzakelijk voor de behandeling van de aanvraag en gedurende een beperkte periode nadien voor eventuele opvolging.

Cliënt-, coaching- en projectgegevens: gedurende de looptijd van het traject en vervolgens zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor opvolging, continuïteit, eventuele vragen of geschillen.

Persoonlijke werk- en coachingsnotities: niet langer dan noodzakelijk voor het begeleidingstraject en de professionele opvolging daarvan.

Contractuele, administratieve en boekhoudkundige documenten: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden ze verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd.

14. Website en cookies

De website van MindKaizen kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën.

Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website kunnen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Voor niet-noodzakelijke cookies, bijvoorbeeld voor statistische, analytische of marketingdoeleinden, wordt waar vereist vooraf toestemming gevraagd.

Meer informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies kan worden opgenomen in een afzonderlijk cookiebeleid of via de cookie-instellingen van de website.

15. Nieuwsbrieven en professionele communicatie

Wanneer MindKaizen nieuwsbrieven of andere elektronische marketingcommunicatie verstuurt, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Wanneer communicatie gebaseerd is op toestemming, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken.

Elke elektronische nieuwsbrief of marketingcommunicatie bevat waar passend een eenvoudige mogelijkheid om zich uit te schrijven.

16. Geautomatiseerde besluitvorming

MindKaizen neemt geen beslissingen met belangrijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor cliënten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

De professionele beoordeling en begeleiding door MindKaizen blijft gebaseerd op menselijke interactie en professionele afweging.

17. Rechten van de betrokkene

Overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving heeft u, afhankelijk van de omstandigheden, onder meer het recht om:

• informatie te verkrijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer daarvoor aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
• de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of te laten overdragen;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken;
• niet te worden onderworpen aan bepaalde uitsluitend geautomatiseerde beslissingen.

Deze rechten zijn niet absoluut. Wettelijke verplichtingen of de rechten en vrijheden van andere personen kunnen ertoe leiden dat MindKaizen niet volledig aan een verzoek kan voldoen.

Bij een verzoek om inzage houdt MindKaizen in het bijzonder rekening met de rechten en privacy van andere personen. Dit kan relevant zijn bij coaching- en organisatiebegeleiding waarbij notities of documenten informatie over meerdere personen bevatten.

18. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Voor vragen over deze privacy policy of voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen met:

MindKaizen bv
Pater R Van De Wouwerstraat 96A
3271 Zichem
België
Ondernemingsnummer: BE1010.437.518
Website: www.mindkaizen.eu

U kunt MindKaizen contacteren via de contactgegevens vermeld op de website.

MindKaizen kan vragen om uw identiteit op passende wijze te bevestigen wanneer dit noodzakelijk is om te voorkomen dat persoonsgegevens aan een onbevoegde persoon worden verstrekt.

MindKaizen behandelt verzoeken binnen de termijnen die door de toepasselijke privacywetgeving worden voorgeschreven.

19. Klachten

Indien u van mening bent dat MindKaizen uw persoonsgegevens niet correct verwerkt, nodigen wij u uit om eerst contact op te nemen zodat uw vraag of bezorgdheid kan worden onderzocht.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Dit doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke beroepsmogelijkheden waarover u beschikt.

20. Wijzigingen aan deze privacy policy

MindKaizen kan deze privacy policy aanpassen wanneer haar dienstverlening, werkwijze, gebruikte technologieën of de toepasselijke wetgeving wijzigen.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.mindkaizen.eu.

Bij belangrijke wijzigingen die een wezenlijke invloed hebben op de verwerking van persoonsgegevens zal MindKaizen, waar dit passend of wettelijk vereist is, de betrokkenen hierover bijkomend informeren.

Laatste update: oktober 2026